A veces enfrentar las tareas laborales pendientes puede ser muy estresante. Aunque puede deberse a miles de razones, suele estar relacionado con algo bastante simple: la desorganización de las obligaciones. Por ello, contar con una rutina laboral prolija y ordenada es la clave para cumplir con todos los objetivos propuestos, terminar la jornada laboral en hora, evitar estresarnos de más e incluso disfrutar de lo que hacemos.
De acuerdo con un informe publicado por la NLB, es muy importante establecer hábitos y rutinas en nuestras actividades cotidianas que nos ayuden a mantener un estilo de vida saludable, reduciendo las preocupaciones y los momentos de ansiedad. Conocé cuáles son los 5 pasos clave para construir una rutina laboral exitosa que hará tus días más llevaderos.
Integrar y optimizar procesos
Muchas veces, es fácil perder tiempo y energía en procesos que podrían ser fácilmente integrados entre sí, con el objetivo de estandarizarlos y optimizarlos. Lograr que cada empleado alcance cierto nivel de autonomía para poder ejercer sus tareas de manera independiente es un punto vital en este paso. Una vez ajustados los procesos y realizados de manera ágil, será más fácil ganar tiempo en la gestión de otras cuestiones, dando lugar, incluso, a la incorporación de nuevas tareas o al desarrollo creativo.
POST dialogó con Maria Alejandra Martin, psicóloga y coach ejecutiva, quien se refiere a la relevancia que implica contar con procesos integrados y optimizados a la hora de ejecutar una rutina laboral exitosa. "Siempre es preciso establecer un orden, un camino, una estrategia. Quien trabaja tiene que tener una dirección, un norte, una planificación y un diseño. No es lo mismo hacerlo de cualquier forma o con acciones desarticuladas. Es necesario saber hacia dónde va para saber qué quiere lograr", explica.Por ello, es muy importante desde las organizaciones "generar un orden que se adapte a las necesidades y también a las expectativas y oportunidades de los trabajadores".
De acuerdo con Martin, para lograr potenciar las fortalezas es muy importante también conocer cuáles son las necesidades existentes, incluyendo las expectativas, las motivaciones, y los intereses. La especialista asegura que se debe contemplar que "no todos tenemos las mismas necesidades ni los mismos intereses. En la medida que comprendamos esto, nuestras estrategias y acciones serán más efectivas aún", haciendo más fácil la búsqueda del camino para que los procesos fluyan libremente.
Establecer objetivos y prioridades
Por más que suene obvio, para que la rutina laboral fluya de manera exitosa es sumamente importante contar con un orden de prioridades en el que sepamos qué tareas son las que debemos atacar con mayor urgencia, para luego dar lugar a aquellas menos importantes o que demandan menos tiempo.
Hay muchas formas de establecer prioridades, y las mismas dependen en gran medida del tipo de tarea a realizar. Sin embargo, partiendo de aquellas que necesiten resolverse primero para destrabar otras, o aquellas que requieran un número más alto de recursos involucrados, será más fácil visibilizar un orden en el que trabajar.
Respecto de las metas, más allá del objetivo final de un proyecto o tarea, es interesante también abordarlo desde un lado más sencillo: el de los hitos. De esta forma, no parecerá tan lejano ni tan grande el punto al que hay que llegar, sino que nos moveremos a través de las obligaciones a cumplir alcanzando objetivos más pequeños que forman parte del todo.
Definir horarios claros y disfrutar del tiempo libre
En primer lugar, respecto de las tareas en sí, es importante conocer la duración de cada una de ellas para saber el tiempo real que nos demandará un proceso. Si no conocemos realmente cuánto podría tomarnos completar un objetivo, es más probable que nos enfrentemos a retrasos no contemplados.
Además, conocer cuánto demandará cada tarea también facilitará la estimación de un tiempo total de trabajo. Esto es importante, ya que a partir de la duración de la jornada de trabajo, se establece el tiempo de descanso, algo extremadamente importante para que una rutina sea exitosa y los empleados logren rendir su máximo potencial.
Respecto de esto, Martin enfatiza en que realmente es algo a lo que prestarle atención y que quizás no se hace tanto como se debería. "Especialmente desde la pandemia, la necesidad de pensar en el tiempo recreativo o de descanso, el balance entre la vida personal y lo laboral, como así también de una rutina de trabajo 'exitosa' se tornó imprescindible", reflexiona, haciendo referencia a lo fácil que se volvió confundir los tiempos libres con los tiempos laborales a partir del trabajo desde el hogar.
La experta explica que "la pandemia impactó de alguna forma en la calidad de vida, y rompió algunos paradigmas no solo de organización del trabajo, sino también de las relaciones de cada uno consigo mismo". A partir de lo acontecido, las organizaciones tuvieron que tomar en consideración cuestiones que aún no habían surgido, como el bienestar, la seguridad psicológica, el liderazgo emocional y como parte ello, la centralidad de qué hacemos con nuestro tiempo, pensándolo no solo en términos productivos, sino también visualizando la importancia de lo recreativo, el ocio y el descanso".
Martin considera que el concepto de "tiempo libre" es muy subjetivo y aún está terminando de definir su significado verdadero. De acuerdo con la especialista, "muchas veces seguimos conectados (los dispositivos, las redes) y eso contrarresta el descanso, entonces a veces "creemos" que estamos descansando, pero no es tan así. No solo la mente sigue activa, liberando sustancias y neurotransmisores que no contribuyen al descanso, sino también desde lo físico en sí mismo, impactando en una mala postura, el cansancio de una mano, etc...". A partir de esta reflexión es que ella misma aconseja entender realmente qué es nuestro tiempo libre y en qué lo invertimos, garantizando así un descanso saludable que nos permita volver al trabajo renovados y con la mente fresca.
Finalmente, destaca que la pandemia ha dejado algunos puntos "positivos" de los cuales partir para invertir mejor el tiempo libre. Martin considera que gracias a los esquemas híbridos y remotos y la flexibilidad horaria es más fácil y cómodo organizar nuestros días. "Así y todo, hay un desafío que tenemos que atender: el poder separar y cortar cuando se trabaja y cuando se descansa, entendiendo que descanso es la suspensión temporal y transitoria de ciertas acciones en pos de que el cuerpo recupere una fuerza y una energía, no solo físicamente sino también químicamente. Para esto suele ser muy útil la meditación, o simples ejercicios de respiración - en definitiva pausas activas que impliquen salir del automático".
Saber cuándo hay que delegar
La delegación y distribución de tareas es un ejercicio sano a la hora de elaborar una rutina laboral que ayude a cumplir con los objetivos propuestos (para el día, la semana, el mes, etc.). No es extraño ver empleados de alta jerarquía empresarial - por ejemplo, gerentes - encargándose de un número de tareas muy alto por no haberlas delegado previamente, terminando así no solo en atrasos sino también en burn-out por parte del mismo trabajador.
Este punto viene en sintonía con el establecimiento de prioridades y objetivos, ya que al momento de analizar las tareas y saber qué debe cumplirse primero, también es necesario pensar estratégicamente quién debe hacerlo. Elegir al empleado cuyo potencial sea compatible con diferentes procesos es clave para asegurar un desarrollo prolijo y confiable.
Una vez más, todo parte de una correcta organización de los distintos aspectos de la rutina (tiempo, recursos económicos, recursos humanos, espacios físicos, etc.). Martin se refiere a la organización como "la" clave de una rutina laboral exitosa (llamada RTE): "Para esto es necesario tener buenas prácticas de administración del tiempo, jerarquización de las tareas, distribución y alcance de los recursos que se necesitan para llevar adelante las ejecuciones correctas, conocimiento de los entregables esperados, como también un espacio correcto donde trabajar - las condiciones ambientales son muy importantes para mantener la concentración, la atención y las funciones psíquicas activas al servicio de las actividades que uno está realizando", explica.
De este modo, podemos comprender que repartir las tareas entre los distintos miembros que forman parte de un equipo conforme sus capacidades es la mejor forma de estimar resultados rápidos, reales, y que recibieron el tiempo de ejecución que merecen y ameritan.
Analizar los rendimientos (y ajustar la rutina si hiciera falta)
Por último, la mejor forma de saber si una rutina laboral es verdaderamente exitosa (o no) es analizando sus rendimientos y sus resultados. Esto hace referencia a los logros comerciales o económicos que se hayan podido alcanzar (aunque por supuesto es una parte importante del proceso), y al desempeño humano y el bienestar de los empleados a lo largo de todo el proceso.
Analizar de manera trimestral, semestral, o anual, la manera en la que venimos trabajando a partir de los rendimientos obtenidos es una manera confiable de saber si lo que se está implementando funciona realmente o si es momento de ajustarlo para alcanzar determinados objetivos (o incluso modificarlo por completo).
Tomando nuevamente como punto de partida una buena organización, es recomendable siempre analizar los rendimientos con base en distintas herramientas que permitan realizar comparación de resultados obtenidos de manera rápida y automática. Esto puede incluir, aunque la lista es muy larga, planillas de cálculo, gráficos, checklists, y aplicaciones de planificación (como Notion o Trello) que permitan realizar un seguimiento.
De acuerdo con Martin, "revisar la rutina de trabajo continuamente es sumamente importante. Esto quiere decir que debo siempre ver si lo que estoy haciendo me está resultando funcional con mi energía, mis tiempos, mis objetivos laborales y personales". Además, la especialista finaliza indicando que incluso las cosas que funcionaron bien en un momento pueden dejar de hacerlo más adelante, ya que la gente cambia y se acostumbra, por lo que no debemos cerrarnos a nuevas opciones.
Columna publicada originalmente en POST By Santander
