A la hora de administrar el talento humano en una organización, disponer de un software de gestión de RRHH es esencial para lograr que el proceso sea eficiente y permita alcanzar el bienestar tanto del personal como de la empresa.
Cada vez es más la posibilidad de ejecutar funciones para gestionar el Departamento de Recursos Humanos con mayor facilidad. Pero, hay que saber cuál elegir para garantizar que realmente puedan cumplir con este objetivo de manera efectiva y segura.
A continuación, se muestran cuáles son las 10 características clave que debe emplear un software de gestión de recursos humanos.
Cuáles son las características más importantes de un software de gestión de RRHH
Conocer los beneficios de un software de gestión de recursos humanos y cómo sacarle provecho es esencial para el desarrollo de talento en todos los departamentos de una empresa. Para ello, es necesario conocer qué características tomar en cuenta a la hora de contratar una herramienta de este tipo:
1- Base de datos confiable
Al tratarse de la gestión de personal, la información es fundamental. Como resultado, contar con un software de gestión de RRHH como el de la plataforma hr garantiza una base de datos segura para el personal es esencial para mantener protegida y almacenada los datos asociados con la organización.
Este aspecto tiene que ver con el cifrado de datos, controlar el acceso de los usuarios de acuerdo a su rol en la empresa y hacer copias de seguridad de manera regular. Así, la información confidencial no podrá llegar a personas no autorizadas y habrá una copia en caso de algún incidente inesperado.
2- Centralizar la información
Cierta información, como los contratos o nóminas laborales, tienen que estar ubicados en un único sitio al que ciertas personas puedan acceder. De este modo, el flujo de información en cada departamento será más suave y podrá visualizar únicamente lo que su nivel le permita.
3- Fomentar la comunicación
Los empleados deben trabajar de manera eficiente, para ello es fundamental contar con un software de gestión de recursos humanos que permita que la comunicación a nivel interno ocurra de manera natural.
Es decir, tiene que haber intercambio de información entre los jefes y los empleados en tiempo real. De este modo, la organización será más productiva y económicamente rentable al momento de suministrar datos sobre mejoras o cambios actuales.
4- Gestionar empleados
La herramienta de gestión de RRHH debe incluir el registro y supervisión de datos personales, vacaciones y ausencia de los empleados, así como la asignación de horarios. Cada una de estas funciones colaborarán para un manejo eficiente de la empresa.
Un software eficiente tiene todo lo que el personal necesita para administrar a los trabajadores y asegurar los datos.
5- Diseño intuitivo
Es necesario que tenga un diseño que permita a los empleados usar la herramienta de manera sencilla, mostrando a primera vista la información más importante. Es decir, debe garantizar que los usuarios naveguen por la misma sin tener que recibir capacitación extensiva. Mientras más sencillo y accesible sea la interfaz, más fácil será el proceso de adopción por parte del personal de RRHH, especialmente para la generación x.
6- Estar en la nube
El software debe permitir que el personal pueda ingresar a su información respectiva desde cualquier sitio y momento. Esto es útil cuando hay trabajadores que ejecutan sus funciones desde casa o están alejados de la ubicación de la empresa, así pueden colaborar sin ningún tipo de obstáculo.
7- Definir los roles de los trabajadores
Otro aspecto clave que un software de gestión de recursos humanos debe tener es la posibilidad de asignar un rol a cada usuario. De este modo, tendrá acceso a funciones personalizadas de acuerdo a su puesto de trabajo.
El software de gestión de RRHH otorga permisos para el personal administrador para que realicen actividades administrativas, tales como gestionar a los empleados, configuración general o desplegar datos financieros.
Los usuarios regulares únicamente podrán ingresar a las áreas autorizadas por el personal de RRHH para realizar su trabajo con los controles y ventajas necesarias. Asimismo, el sistema debe permitir configurar requisitos de acceso de acuerdo con el papel que desempeña el trabajador en la empresa para tener mayor control sobre los datos que ver y editarlos.
8- Exportar datos
La base de datos de la empresa se debe poder exportar en formato Excel, PDF o CSV para utilizarla según sea conveniente. Esta función de un software de gestión de recursos humanos facilita la transferencia de datos de una plataforma a otra.
9- Notificaciones automáticas
Debe ser útil para garantizar que la experiencia de usuario sea agradable y mantenga al personal informado de todo lo que ocurre, especialmente cuando hay casos de falta de memoria. Por ejemplo, si se debe ejecutar una tarea en un plazo límite, el software debe recordar el tiempo restante que queda.
10- Crear informes
Una herramienta de gestión de RRHH debe crear informes dinámicos, es decir, que permitan filtrar información y visualizarla en tablas o gráficos para hacer el seguimiento correspondiente. Esto es esencial para conocer el desempeño de un trabajador o medir la productividad global de la plantilla.
Un software de gestión de recursos humanos tiene que reunir todas las funcionalidades que ejecuta dicho departamento en las organizaciones. De este modo, el trabajo será más sencillo, aumentará la productividad y disminuirán costos de operación.
