El tablero Kanban es altamente beneficioso para gestionar actividades y tiempos. Se trata de una estrategia que, nacida bajo el influjo de la industria automotriz, se ha expandido hacia las más diversas áreas de las labores empresariales.
La organización de tareas es un aspecto central a la hora de encarar cualquier tipo de propósito en el ámbito laboral, empresarial o académico. En este sentido, es primordial establecer de antemano los parámetros a seguir por el equipo interviniente, a fin de facilitar una sinergia dinámica entre las partes involucradas y las tareas que se les han asignado.
La pregunta inicial, por ende, es: ¿cómo organizar las actividades a desarrollar? El tablero Kanban se encuadra como una herramienta visual de notable valía para identificar la progresión del proyecto.
La principal ventaja de este método es que el plan de trabajo está en todo momento a la vista. ¿Por qué? Kanban supone la disposición de tarjetas, denominadas post-its, en una pizarra, pared o cristal que permita la confección de columnas, por las que las tarjetas se desplazan cada vez que se concreta una tarea.
Es decir, es posible secuenciar el trabajo con el simple corrimiento de los post-its de una columna a la otra. Los rótulos de esos espacios señalan el estado presente de la labor: "por hacer", "en desarrollo" y "concluido". Así, la eficiencia y transparencia está asegurada, al tiempo que el grupo de trabajo puede apreciar la evolución de manera continua.
Orígenes y progresión del método
Utilizado con el propósito de controlar los procesos de trabajo y de materiales en la industria automotriz, los primeros vestigios de Kanban se ubican en Japón, durante la década de 1940. De hecho, "kan" significa "visual" y "ban, "tarjeta", por lo que es sencillo deducir cuál es la aplicación práctica de este procedimiento. A medida que se propagó su uso, desde diversos ámbitos se lo empezó a considerar como un método ágil, que ayuda a maximizar los abordajes del trabajo. Tanto el mundo empresarial como el académico lo han adoptado con naturalidad.
Uno de los objetivos principales de Kanban es encontrar un equilibrio entre la demanda de trabajo y las posibilidades del equipo para resolverla. Por eso, que se trate de una técnica meramente visual es una de sus virtudes más destacables: permite el chequeo y fidelización constante del flujo de tareas.
Asimismo, al configurar un proceso de mejora continua, los equipos tienden a adaptarse a ese ritmo dinámico. Se le restan posibilidades a la ineficiencia. "Cuando escribimos lo que tenemos que hacer, la ansiedad baja, es posible gestionar mejor las emociones y aumentar el grado de eficiencia", señala en diálogo con POST, Mariana Bosquet, docente y coach educativa.
Sin embargo, quienes ocupen el rol de coordinadores o jefes de equipo deben prestar especial atención a una desventaja concreta del tablero Kanban, a fin de evitar colapsos en la cadena productiva: si las actividades a realizar son demasiadas se corre el peligro real de sobreexplotar el aspecto visual y caer en el desorden o la confusión.
¿Cómo aplicar la técnica para lograr la eficiencia en la producción?
Si bien cada parte del equipo se encarga de una tarea determinada, se estila que el control general del flujo se vuelque sobre un solo tablero (aunque, si los recursos operativos y humanos son abundantes, podría ser conveniente realizar un tablero para cada ámbito específico: por ejemplo, en una compañía informática, el área de software, el warehouse y contabilidad podrían poseer cada cual su pizarra particular). Para Bosquet, tener las acciones 'por hacer' de manera más visual, "ayuda a organizarse, para no tener inconvenientes con la entrega del producto final". Por otro lado, agrega, el tablero "aporta claridad a los objetivos y cada uno sabe lo que debe hacer".
El desarrollo del método Kanban no propone organigramas rígidos, sino que se ordena desde lo visual para que las tareas sigan una corriente coherente. Cada tablero se regirá de acuerdo al pulso del proyecto específico. No obstante, resulta clave atender ciertos lineamientos básicos:
- Evitar las modificaciones bruscas: Kanban corre por la vía de la evolución continua y los cambios progresivos. El equipo responderá con mayor capacidad de maniobra a medida que avance el proyecto, no es necesario inyectarle dosis de impaciencia al trabajo.
- Proponer el liderazgo en todos los niveles: más allá de la estructura piramidal, en la que el coordinador o jefe establece los parámetros iniciales, el método posibilita que las ideas y direccionalidades provengan de cualquier elemento de la cadena. Eso satisface y alienta a los participantes, lo que mejora la competitividad.
- Priorizar la labor en curso: es más relevante finiquitar lo ya iniciado, que añadir actividad sobre actividad. Para ser claros: no se comienza una tarea sin terminar otra. Se acortan plazos, la productividad se incrementa y la eficiencia consigue una nueva victoria.
"Kanban es clave para la administración del trabajo en equipo, ayuda a visualizar las tareas a efectuar, aquellas en las que se está trabajando y a contabilizar logros. A su vez, alienta a la comunicación dentro del grupo. Si nos focalizamos en una actividad a la vez, podemos ser más eficientes", añade Bosquet y refuerza una idea que las empresas debieran considerar como prioritaria: la implementación de estos métodos de gestión ágil, como Kanban, incrementarán la productividad y colaborarán a generar ambientes laborales más dinámicos.
Publicado originalmente en Post by Santander
