Municipios digitales: ¿son realmente posibles?
Robots que atienden en restaurantes, máquinas que elaboran un plan de trabajo, algoritmos que interpelan a la perfección a una sociedad cada vez más exigente. Cuando vemos en nuestros días a la ciencia ficción caminar al lado nuestro como la más tangible realidad, no deja de sorprendernos que todavía para validar una documentación en muchos lugares se formen filas larguísimas, para obtener un insípido sello de tinta ilegible.
La realidad de la mayoría de los municipios de nuestro país está bastante alejada de la inteligencia artificial: es cierto que en algunos municipios ya estamos trabajando con softwares de IA que permiten optimizar algunas áreas de la gestión, con excelentes resultados, pero solo lo hicimos donde hace al menos dos o tres años empezamos a digitalizar procesos.
Hoy tenemos necesidades más básicas, como digitalizar los expedientes municipales y dejar de usar papel, algo en lo que el Estado Nacional y muchos estados provinciales vienen avanzados, pero en los municipios empezamos hace pocos años y hasta ahora son la excepción en lugar de la regla.
¿A qué llamamos "municipios digitales"?
Cuando hablamos de "municipios digitales", nos referimos a aquellos municipios que utilizan tecnología para transformar y digitalizar tanto los servicios al ciudadano como su gestión interna.
El objetivo principal de que un municipio sea digital es mejorar la eficiencia en la gestión, democratizando al mismo tiempo el acceso a los servicios públicos para la ciudadanía, sin dejar de lado aspectos fundamentales como tener políticas eficaces en materia de conectividad.
Argentina y el mundo
Está claro que en nuestro país la urgencia no deja lugar a lo importante y el aggiornamiento tecnológico de los sectores controlados por el Estado ha avanzado a empujones en algunos casos.
Pero hay aspectos en los que Argentina viene muy bien: hace 23 años que tenemos Ley de Firma Digital, con lo cual no existe limitación alguna para reemplazar el papel.
Incluso en el Estado Nacional pasaron innumerables presidentes, de diferentes colores partidarios, que no solamente respetaron a rajatabla las normativas existentes, sino que todos pusieron lo suyo para impulsar aún más la digitalización.
Pero en comparación con otros países, venimos flojos a nivel local: obviamente la Ciudad de Buenos Aires es la que más destaca porque fue de las primeras en comenzar este proceso, pero si hablamos de municipios, es donde más se necesita y donde menor es el costo para implementar procesos digitales.
Observando al resto del mundo, hay países destacados como España y Estonia. En España el plan de gobierno digital tiene muchos años, está plenamente instalado en la ciudadanía y las administraciones públicas locales pusieron lo suyo. Estonia, por su parte, es palabras mayores: tiene el 99% de los servicios digitalizados, firma digital para todos los ciudadanos, un sistema de interconexión de datos...
Pero, ¿podemos digitalizar un municipio argentino?
El "talón de Aquiles" de los municipios son los famosos "Expedientes". Pilas y pilas de papel, cientos o incluso miles de hojas que se acumulan en los escritorios de los funcionarios, que viajan de una ciudad a otra en bolsones de cuero, que se pierden o siguen su curso normalmente, terminando en el mejor de los casos en un Archivo Municipal ocupando edificios enteros.
Sucede que la gestión del "Expediente" en si, es de los pocos procedimientos formalmente establecidos en la mayoría de los municipios, sujetos además a un control externo por parte de organismos como el Tribunal de Cuentas.
Pero la posibilidad de digitalizar los procesos de expedientes hasta hace poco era realmente escueta: dependías de firmar un convenio con el Estado Nacional, para la implementación de una solución llamada "GDE" que si bien es sólida desde lo normativo, tiene algunas deficiencias tecnológicas y un costo realmente elevado para el erario público.
Recién hace un año y medio comenzamos a trabajar con el equipo de Wai (compañía de tecnología para gobiernos) en la primera solución de Expedientes Digitales desarrollada por una compañía privada, accesible para todos los Municipios. Llevó meses de desarrollo, pero también implicó validaciones normativas con abogados, redacción de procedimientos e implementaciones tecnológicas de tipo "piloto". ¿La razón de tal esfuerzo? Que no existía alternativa.
También nos encontramos con que había mucho desconocimiento sobre las leyes vigentes, tanto de los municipios como de los organismos de control. Por eso hace tiempo empezamos a dar capacitaciones en el tema.
¿La digitalización reduce costos?
La digitalización de la gestión municipal implica un ahorro considerado para los municipios. Un municipio mediano, en promedio, gasta más de $80.000.000 al año solamente en insumos de oficina. Si le sumamos los costos de renovación de equipamiento, combustible para traslado de documentación, folios y carpetas, el costo se duplica y ahí es donde nos damos cuenta lo importante que es digitalizar los gobiernos locales.
Esto además podría representar una reducción en las tasas que cobran los municipios: ya tenemos casos donde todos los trámites digitales están bonificados.
Además, no genera ningún tipo de impacto en cuanto a los puestos de trabajo: ni los reduce ni los incrementa. Lo que sí sucede es que te obliga a resolver situaciones puntuales de higiene del trabajo: si tenés una oficina que se inunda cuando llueve, no le podés pedir a las personas que trabajan en esa oficina que aprendan a usar un sistema nuevo: primero arreglá el problema, que la persona no tenga frío en invierno ni calor en verano, dale las condiciones necesarias para su trabajo y recién ahí le podés pedir que aprenda a usar un sistema de expedientes digitales.
Tenemos casos como Villarino, al sur de la provincia de Buenos Aires, donde se prohibieron los expedientes en papel, para que tengan validez tienen que ser digitales sí o sí. Los únicos que pueden presentar papeles son los ciudadanos, si así lo desean. Ellos ahorran cerca de $3.000.000 por mes, sin contar lo que ahorran en combustible por no tener que trasladar la documentación.
La importancia de la ciberseguridad
Es verdad que los casos de ciberdelicuencia robando datos públicos que sucedieron en el último tiempo han despertado la desconfianza en la sociedad en que sus datos descansen en manos de la tecnología estatal. Pero al contrario de lo que se puede llegar a imaginar, la seguridad es una de las ventajas principales de la digitalización.
Los expedientes en formato papel son completamente inseguros: se pierden permanentemente, son vulnerables a modificaciones, se filtra información y documentos sensibles. Eso con lo digital es más manejable, por supuesto siempre y cuando se tomen las medidas de ciberseguridad necesarias; pero hoy día cualquier sistema de Expedientes Digitales ya te da ese tema resuelto.
La digitalización de los municipios es un futuro inevitable que debemos verlo con seguridad y firmeza. Conllevará sus propios desafíos a resolver, pero permitirá administraciones públicas transparentes, seguras y eficientes, simplificando la vida de las personas en forma satisfactoria, un objetivo obligado a cumplir por cualquier organismo estatal.