Cómo organizar trabajo en 2025: consejos para agilizar la rutina laboral

Los estudios demuestran que un oficinista medio pasa 9 horas y 19 minutos en su espacio de trabajo, con 6-7 horas de tiempo productivo. De ahí que la forma en que organizamos y mantenemos nuestro espacio de trabajo sea crucial para la productividad y la tranquilidad. Seguro que te sientes más concentrado con un escritorio limpio y bien organizado... y, sin embargo, parece un montón de desorden al final de la semana.

Veamos qué recomiendan los expertos. Explora cómo organizar el trabajo con la ayuda de prácticas digitales y offline. Desde la autodisciplina hasta la limpieza profunda, sigue leyendo para descubrir tus prácticas de organizar trabajo. 

Mantén organizado tu escritorio

Antes de aprender cómo organizarse en el trabajo, reflexiona sobre qué papeles y dispositivos utilizas con frecuencia. Suelen ser el portátil/ordenador, el cargador del dispositivo, él smartphone y los papeles con los que trabajas en ese momento. Tenlos a mano para acceder a ellos más rápidamente y, por el contrario, guarda el resto de objetos. Utiliza cajones y carpetas de escritorio para colocar los objetos innecesarios. Eso sí, mantén el equilibrio: no deben distraerte, pero sí ser fácilmente accesibles. 

Incorpora el formato PDF a tu rutina laboral

Libere espacio en su escritorio digitalizando los documentos. Almacénalos y edítalos en línea sin necesidad de imprimir ni escanear. 

Los archivos PDF son muy flexibles en estos términos: conservan el formato en todos los dispositivos, funcionan con múltiples elementos gráficos y pueden verse en cualquier dispositivo digital. Utilícelos para organizar archivos y encontrar haciendo que la búsqueda y gestión de documentos sea mucho más rápida. El editor de PDF en línea PDF Guru te permite fusionar, unir PDF en uno solo, dividir páginas y organizar archivos:

• convertir otros archivos en PDF para editarlos y fusionarlos más tarde.
• comprimir documentos PDF para que consuman menos espacio.
• gestionar el orden de las páginas de un archivo.
• combinar varios archivos de trabajo (informes, investigaciones, contratos, formularios legales, información de clientes, etc.) en un solo archivo con la herramienta "fusionar PDF".
• extraer las páginas necesarias de un PDF.

Ahora que todos sus documentos están almacenados en PDF, puede abrirlos en un visor y combinarlos/editarlos fácilmente en línea. No lo dudes, agiliza increíblemente tu rutina.

Separa el trabajo de la vida personal

En cuanto a cómo organizar el trabajo en una empresa, recuerda cruzar la frontera entre las tareas laborales y la rutina diaria. Por ejemplo, evita comer y relajarte en tu escritorio. Tómate tu tiempo durante la pausa para comer, para dar un paseo, visitar una cafetería local o relajarte en la zona lounge de tu oficina. 

En primer lugar, no mezclarás dos aspectos de la vida y evitarás el agotamiento. En segundo lugar, tu escritorio estará básicamente más limpio. Apenas querrás limpiar las migas de pan de la mesa, ¿verdad?

Incorpora iluminación y elementos relajantes

La luz cálida reduce la fatiga y la sequedad ocular, prolongando el tiempo de productividad. Coloque una planta como elemento de relajación ocular. Hay quien cree que respirar plantas nuevas también es mejor para la salud. 

Tenga cerca una papelera

Documentos anticuados, bolígrafos gastados, notas adhesivas viejas... la basura ocupa espacio y nos distrae de los objetos esenciales. Asegúrate de que la papelera está cerca (perfectamente, debajo del escritorio), para que siempre puedas alcanzarla. 

Organiza las carpetas del ordenador

Seguro que tienes docenas de archivos llamados con símbolos aleatorios, y ni siquiera recuerdas cómo aparecieron esas carpetas en tu pantalla de inicio. Tómate tu tiempo para limpiarlas de una vez:

• explora cada carpeta y elimina las que estén vacías;
• combina archivos del mismo tema dentro de una misma carpeta;
• crea una estructura con carpetas y archivos, combinados con el mismo cliente, tema, fecha, formato, etc. 

Por último, deja solo los elementos esenciales en tu pantalla de inicio y elimina las carpetas que uses poco. El Finder de macOS también te permite establecer un acceso rápido a las carpetas seleccionadas. 

Controla tus tareas

Por último, aprende a cómo organizar tareas. Utiliza rastreadores de tareas como Trello, Asana, Notion o incluso Apple Notes para escribir y estructurar tus tareas diarias y semanales, proyectos mensuales y planes a largo plazo. 

Utilice las agendas tanto para las tareas personales como para las laborales. Realice un seguimiento de la productividad por días, planifique las tareas según su prioridad, etc. Aunque planificar lleva hasta 30 minutos a la semana, la influencia en la productividad es difícil de subestimar.

Conclusión

Las formas en que mantienes el espacio digital y el físico son igual de importantes. Por lo tanto, fusionarlos en un solo sistema. Limpia el espacio de tu escritorio transformando tus papeles en documentos digitales PDF, y utiliza herramientas físicas para facilitar las tareas digitales y la autodisciplina. Introduce estos consejos para organizarse en el trabajo en tu rutina de forma gradual para ver cuál te funciona mejor. Seguí a El Economista en Google Agreganos a tus medios preferidos. + Agregar