Cómo administrar el trabajo en casa y dejar de procrastinar

Cuáles son los errores más habituales del trabajo en casa y por qué una mejor gestión del tiempo significa mejorar la productividad. Expertos revelan la clave de cómo hacerlo y evitar las distracciones.

7 de septiembre, 2021

Cómo administrar el trabajo en casa y dejar de procrastinar

Los cambios abruptos de la pandemia provocaron la venida de nuevos hábitos y maneras de organizarse. La forma de administrar el tiempo fue de los factores que las personas debieron trabajar frente al nuevo contexto. “La gestión del tiempo es una materia pendiente para la mayoría de los líderes”, sostiene Jonatan Loidi, economista, conferencista y un especialista en todo lo que se trata de productividad empresarial. Esta acción, para el experto, “es justamente una de las cuestiones que más se debe priorizar para mejorar la productividad”.

Loidi remarca que la energía y el tiempo son dos recursos limitados y que saber cómo administrarlos eficazmente se traduce luego en resultados. “Está científicamente comprobado que nuestro cerebro es más productivo en ideas creativas cuando le otorgamos tiempo libre para pensar”, agrega el experto.

Según un relevamiento del sitio laboral Bumeran, casi el 88% de los argentinos asegura haber sufrido síntoma de burn-out a causa del teletrabajo en cuarentena. Además, casi el 70% dijo trabajar más horas desde que realiza home office y cerca del 45% manifestó no poder separar la vida laboral de la vida personal.

Loidi explica sobre un fenómeno que trajo el home office y que atenta contra la productividad: el síndrome de lo que él llama ‘reunionitis’. Las grandes empresas se volvieron fanáticas de las calls y videollamadas. “Esto es clásico en el mundo corporativo. Como es fácil convocar a reuniones, te meten call todo el tiempo y finalmente es una presencia medio fantasmal: estamos ahí pero no estamos en nada concreto”.

“Uno de los grandes desafíos de esta era pasa en cómo volvernos más eficientes con el uso del tiempo y que esta ventaja que trae el home office que, de alguna manera, intente dar más libertad y no se termine transformando en algo que cada vez te esclaviza más”, agrega.

“La verdad es que si estás doce horas por día en Zoom, Meet o cualquier tipo de conexión, vas a tener menos libertad que antes. Creo que en eso hay que trabajar mucho. La clave es armar una reunión con un punteo muy preciso del encuentro: definir muy bien quiénes deben estar, si es necesario que esté toda la reunión o no y repasar después si se cumplieron todos los objetivos”.

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Pero las calls no son las únicas que atentan contra la productividad en el hogar. Según un estudio de la Universidad del CEMA, el 52% de las personas tienen problemas para separar los tiempos personales y laborales, especialmente las mujeres y aquellos que tienen niños o adultos mayores a su cuidado. “Incluso, el 61% de ellos no se siente más cómodos o permanecen neutrales al comparar la situación actual de teletrabajo con sus lugares y modos tradicionales”, consigna el informe elaborado por la institución.

Todo esto decanta en una menor calidad de trabajo por hora y que los colaboradores requieran de más horas de trabajo para hacer lo que hacían antes desde la oficina. Esto no sólo afecta la productividad, sino también la salud mental. La Organización Mundial de la Salud (OMS) reconoció el ‘burnout’ asociado al agotamiento mental, emocional y físico causado por el trabajo, como una enfermedad. Su diagnóstico entrará en vigor a partir de 2022.

Desde UNLOCK, empresa que hace programas de liderazgo y coaching para personas y empresas, describieron a Post una serie de aspectos a considerar para aumentar la productividad del trabajo en el hogar y explicaron algunas habilidades que pueden desarrollarse para planificar y gestionar el teletrabajo.

¿Cómo disolvemos las distracciones?

-Empezar el día considerando qué actividades no laborales pueden invadir el horario laboral.

-Proteger el tiempo de trabajo. Para eso, evitar notificaciones de mensajes de texto, llamadas instantáneas, correos entrantes. Se puede dejar el celular alejado en silencio o en modo avión. También, se utilizan apps específicamente diseñadas para ayudar a lograr esta misión.

-Asegurarse de que la familia también respete los horario de trabajo. Para eso, se puede organizar un calendario semanal familiar y poner algunas reglas para procurar el equilibrio entre las diferentes actividades.

-Flexibilizar e integrar. En un contexto como el actual, la elasticidad y la integración son componentes esenciales. Por eso, hay que tener en cuenta que el horario de trabajo convencional ya ha quedado obsoleto. Si la organización lo permite, pueden alternar entre diferentes tareas, independientemente de la hora. A su vez, hay que considerar reservar espacios para otros temas que sean importantes para vos además del trabajo como, por ejemplo, jugar con tus hijos, ir a una cita de un médico, hacer ejercicio o descansar. Finalmente, evaluar qué actividades se pueden integrar en armonía, permiten acercarse al objetivo.

Maria Clara Lorenzo Pardo, consultora y especialista en Cultura Corporativa, cofundadora de UNLOCK, explica: “No somos todos iguales. Cada persona tiene estilos, gustos y capacidades diferentes para organizarse, con lo cual, un enfoque único no funciona. La clave es reflexionar qué es lo que más le resulta a cada uno”.

“La clave es limitar la cantidad de trabajo que hacés y aprovechar la metodología Kanban combinada con alguna herramienta de planificación como, Trello Asana. ¿Qué posibilidad te da la metodología Kanban? Este enfoque sugiere planificar, organizar y priorizar tus tareas con un ‘tablero visual’. En tres etapas, podrás darle forma a tu planificación”.

“Cada vez que priorizamos, estamos eligiendo. Todo ‘sí’ implica un ‘no’, porque para elegir algo, indefectiblemente, tenemos que dejar de lado otras cosas”, señala.

En este sentido, concluyó: “Para ayudarte a priorizar, te compartimos tres preguntas clave. Usá de filtro las siguientes tres preguntas: esto nuevo que surge, ¿está alineado con la estrategia/plan de negocio de mi área o de la organización? ¿Me va a hacer alcanzar los objetivos fijados para el año?  ¿Cuánto tiempo me demandará y a qué le quitaré ese tiempo? Estas preguntas te ayudarán a decidir de manera estratégica y consciente”.

La nota fue publicada originalmente por Post del Santander Argentina