Cómo tener reuniones efectivas durante el “work from home”

1 de julio, 2020

Por Helena Brite Associate Specialist Analyst – Business Solutions de GlobalLogic

La situación de cuarentena que estamos atravesando como sociedad me hizo analizar sobre cómo llevamos adelante en estos casos nuestras actividades laborales y, en especial, las reuniones. En las mismas, todos los participantes estamos dispersos y los Business Analysts ya no podemos apoyarnos en la dinámica con algún compañero de la oficina como solíamos hacer. Entonces, ¿cómo podemos mejorar nuestras reuniones para sacarles el máximo provecho?

Los desafíos que solemos encontrar son muchas veces charlas de otros temas, poca participación, nos pisamos al hablar, distracciones, baja atención luego de un tiempo, etcétera. Pero hoy, gracias a la tecnología, tenemos el adicional de encontrarnos todos en una videoconferencia. Como analistas nos encontramos con la necesidad de mejorar nuestros skills de facilitación para obtener lo que necesitamos y cumplir nuestros objetivos. Hay que priorizar las reuniones y entender que son parte de nuestro trabajo. Para eso, recopilé un resumen de recomendaciones que he desarrollado en estos 5 años, con compañeros y líderes de GlobalLogic.

  1. Publicar la agenda en el mismo invite o en algún repositorio de consulta periódica. Quienes están invitados deben saber el objetivo y temas de la reunión para llegar preparados.
  2. Convocar exclusivamente a las personas necesarias.
  3. Preparar material de soporte. Todo es válido: un diagrama o una user story, entre otros.
  4. Asignar el rol de facilitador. No necesariamente debe ser quien convoca la reunión. En mi caso, cuando sé que podría ser complicada la reunión y es crítico el tema, he pedido ayuda al scrum master del equipo pero, si no tenemos SM, nuestro PM (Project Manager) u otro compañero puede ayudarnos, sobre todo para desactivar las conversaciones que se dispersan del tema.
  5. Examinar la tecnología y recursos necesarios durante la reunión. Y como la “Ley de Murphy” suele aparecer en estas situaciones, siempre hay que tener un plan B. Por ejemplo, si me falla la presentación de mi pantalla, puedo rápidamente enviar un link y así todos los participantes pueden ver lo mismo. Cumplir con la agenda durante la reunión.
  6. Integrar a los remotos y estar atentos a que todos participen. ¡La creatividad lo es todo!
  7. Llegar a conclusiones, hacer un repaso final de los puntos definidos para cerrar los temas y verificar el consenso. ¡Nadie se va antes de revisar los acuerdos!
  8. Enviar minuta es muy importante. Muchas veces prefiero generar un documento en una wiki (una página donde los editores desde un navegador pueden agregar, quitar, arreglar información para que otros usuarios puedan verla) o similar, donde esté publicada la agenda y allí mismo puedo bajar los resultados. De esa forma está público y accesible para una próxima reunión si fuera el caso.
  9. Definir la agenda y objetivo de la reunión, aunque se trate de una reunión ad-hoc.
  10. Grabar la reunión para que los miembros que no pudieron participar, puedan verla y estén en tema.
  11. Recomendamos destinar unos minutos de la reunión para tener una pequeña charla informal como momento de recreación y no sólo de trabajo.
  12. Sugiero generar un espacio cómodo y silencioso en un lugar de la casa donde puedas estar a gusto y concentrado, para poder trabajar tranquilo.

Como resultado de las reuniones tendremos acuerdos, definiciones, resolución o definición de pendientes y fecha de próximas reuniones si fueran necesarias. Estos puntos servirán para indicar si la reunión ha sido o no valiosa.