Packaging: claves para mejorar la eficiencia de los procesos

8 de enero, 2020

Por Gonzalo Yañez CEO de MoonDesk

 

He cumplido 10 años trabajando para la industria de bebidas. He tenido la oportunidad de colaborar con clientes de diecisiete países; contamos con experiencias muy diversas en nuestra empresa, lo que nos permite tener una mirada especial (y profunda) de los temas en los que nos especializamos: branding, diseño de packaging y sus procesos de trabajo.

 

Desde hace casi dos años comenzamos el proceso de creación de una empresa, MoonDesk, un software que busca eliminar los errores humanos en el proceso de rotulado, que hoy se estiman en más de US$ 1.000 millones en desperdicios a nivel global. Esta herramienta permite aplicar inteligencia a la gestión de archivos automatizando el proceso de trabajo y resuelve tres temas fundamentales: reduce los tiempos del proceso de adaptación y aprobación de cambios, reduce los costos al facilitar el control y prevenir el error y, además, reduce el nivel de estrés que tienen los equipos que llevan adelante este trabajo porque un error en una coma puede significar una pérdida de miles de dólares.

 

Comenzamos realizando entrevistas para entender los problemas de nuestros clientes potenciales en mayor profundidad. Una de las primeras conclusiones fue que no se miden los costos de no calidad. En un primer momento, “falta de tiempo” era la principal razón esgrimida. Sin embargo, al ahondar en detalle descubrimos algo adicional: el miedo a represalias. A ningún gerente le genera buena publicidad presentar un reporte que indique que más de US$ 50.000 se pierden al año por errores humanos. Eso pondría en riesgo su trabajo y posiblemente el de su equipo, por lo que es entendible que no se comunique y se asigne a centros de costos que los oculten. Si bien todas las bodegas que cuentan con estructuras profesionales son conscientes de que “lo que no se mide, no se controla, y lo que no se controla, no se puede mejorar”, en la práctica no encontramos ninguna que haya ido a fondo con estos inconvenientes.

 

Llevamos más de 150 entrevistas en cuatro países. Salvo excepciones, ocurre lo mismo en todas.

 

Un caso concreto –resguardando la confidencialidad del caso–: un director de una de las más grandes del mundo me confesó que en el año los costos directos debido a desperdicios rondan “tranquilamente” los US$ 400-500.000. En la industria, millones de dólares se pierden debido a errores evitables –algo que sucede independientemente del tamaño que tenga la empresa –.

 

Desde mi punto de vista, quienes quieran mejorar la eficiencia en los procesos, deberían enfocarse en dos grandes verticales: costos evitables y oportunidades de mejora. Vamos a un ejemplo concreto del proceso de rotulado.

 

Costos evitables

 

  • Impacto directo por errores. Costos por reimpresiones, logísticos (reenvío de rótulos a destino), reetiquetado, multas, destrucción de material, enmiendas, etcétera.
  • Impacto indirecto por errores. Tiempo asignado a reprocesos, es decir, costo de oportunidad y tiempo que la gente pierde en lugar de estar vendiendo o haciendo marketing, por ejemplo.
  • Impacto para la marca. Todo el esfuerzo para conseguir un cliente se ve afectado cuando se cometen errores. “Son evitables, pero ocurren”, se escucha. Podría tomarse como impacto indirecto, sin embargo sugeriría medirlo por separado dada su relevancia.
  • Impacto ambiental. ¿Cuál es el costo de la huella de carbono generado por los errores, que se podría evitar optimizando procesos? Ninguna empresa de las entrevistadas mide el impacto cuando se reprocesan productos. Si se consideran los de todas las industrias (es un problema global), el daño ambiental es tremendamente alto, y es 100% evitable. Es un desafío enorme. El primer paso debería comenzar por la conciencia y la responsabilidad de asumirlo.

 

 

Oportunidad de mejora e impacto

 

  • ¿Qué impacto tendría en los resultados financieros una reducción del 10% (por ejemplo) en el tiempo de llegada al mercado? Disminución de plazos de cobranza, reducción de stock mínimo necesario, necesidad de capital de trabajo, etcétera.
  • ¿Qué impacto tendría para la marca una mejora en los plazos de entrega? Clientes más conformes, previsibilidad, confianza, profesionalismo. Son varios beneficios intangibles, incluso una ventaja competitiva en relación a los competidores –hasta que todos controlen esa ineficiencia, algo que sería positivo para todos–.
  • ¿Qué impacto tendría posicionarse como una empresa de producción responsable? [1]
  • ¿Qué impacto tendría en los trabajadores un cambio cultural de este tipo? ¿Cuánto impactaría la rotación, la satisfacción y finalmente, la productividad laboral?

 

Reportes indican que el “time-to-market” (tiempo que se demora un producto en llegar al mercado) es uno de los puntos críticos a futuro. Lógico: en el mundo de la respuesta inmediata, al cliente no le gusta esperar. La impaciencia no sólo se da en la espera de carga de una web, sino en todo aspecto. Las empresas que no se adapten correrán grandes riesgos de ser desplazadas. Hay sólo una excepción a esto –que menos del 1% de las empresas ostentan–, las marcas de lujo, otro tema diferente e interesante de analizar.

 

Hace un par de semanas participé en uno de los eventos más importantes del mundo acerca de inversiones de impacto –combinan resultados económicos, sociales y ambientales–: el GSG Summit. Uno de los grandes tópicos fue el tema de “mediciones”.

 

¿Cómo medir el impacto de lo que no es cuantificable? Se compartieron desafíos mucho mayores a lo aquí planteado. Por ejemplo, ¿cómo se mide la mejora en la satisfacción de un niño al que le construyen una plaza en la esquina de su casa, o le colocan cloacas? Las conclusiones fueron varias.

 

A nivel global, las empresas no miden el impacto social y ambiental. Es algo relativamente nuevo y, por ende, no se cuenta con antecedentes.

 

Como consecuencia de lo anterior, no hay manuales ni métricas establecidas para definir cómo realizar las mediciones.

 

Para medir lo no cuantificable hay que implementar entrevistas de “impacto”: a empleados, clientes y consumidores.

 

Son muchos los beneficios potenciales. ¿El mayor desafío? El cambio cultural, el convencimiento de que es el camino y la conciencia (otro tópico importante del summit). Existen varios motivos que lo justifican: conciencia ambiental, económicos, productivos y hasta de marketing y posicionamiento.

 

Los que impulsen un cambio de cultura, permitiendo el error y la búsqueda de la mejora continua genuina, podrán modificar muchos otros procesos operativos –el aquí ejemplificado es uno de muchos–, impactando los resultados en forma positiva. “Compromiso de la dirección”, se llama en Gestión de la Calidad. Einstein decía: “La locura es hacer siempre lo mismo y esperar resultados diferentes”.

 

Las empresas que busquen generar cambios reales tienen que animarse a incorporar sistemas y dejar de esperar que sólo las personas resuelvan las crecientes demandas actuales del mercado. Las empresas que lo hagan serán más eficientes. La producción requerirá menores costos y tiempos de procesos, en consecuencia menos energía, lo que resultará más ecológico. Un punto que las sociedades avanzadas están reclamando que se tome en serio. Los consumidores (principalmente millennials y centennials) están eligiendo comprar productos de marcas responsables que cuidan el ambiente. Si bien algunas empresas intentarán aprovechar la oportunidad para posicionarse como “environmentally friendly”, las que lo hagan en serio tendrán una ventaja competitiva sobre el resto, algo cada día más difícil en un mundo atomizado de marcas y productos. Consumo responsable es lo que viene: habrá que ver el tiempo que lleva a las empresas transformar su cultura hacia una de “producción responsable”.

 

[1] La producción responsable debería ser una commodity no dentro de mucho, como lo es actualmente la calidad –el que se quiere diferenciar por este atributo hoy tendrá graves problemas de posicionamiento, casi en cualquier industria–

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