Por Alejandra Bozic Directora de la Carrera de Contador Público de UCEMA.
Las empresas comienzan a planificar y consecuentemente a presupuestar a partir de septiembre de cada año. Esto significa la revisión de los objetivos empresariales y la determinación de acciones que harán factible el cumplimiento de esos objetivos para el próximo ejercicio.
En épocas de alta incertidumbre este proceso se percibe como “imposible”. ¿Cómo proyectar ingresos en una economía tan cambiante? ¿Cómo hacer previsiones si no sabemos qué sucederá con el dólar, las tasas de interés y la inflación?
Para despejar el asunto tenemos en claro que el presupuesto es el proceso de convertir la planificación de una organización en información contable predictiva y que para ello es necesario estimar ciertas variables. Estas pueden ser controlables y no controlables. Las controlables son las que los individuos manejan de acuerdo a las decisiones que tomen. Por ejemplo, la cantidad de materia prima que necesita un operario para la elaboración de un determinado producto.
Esa cantidad depende de la eficiencia del trabajo del operario. Si se distrae o se equivoca necesitará más materia prima. Las no controlables no dependen de las personas sino del entorno, el contexto económico, político, legal, etcétera.
En momentos de mucha incertidumbre las variables no controlables son casi un enigma y muchas veces esta situación desmotiva a los que tienen que elaborar el presupuesto, y se excusan en que el contexto es inestable y que es imposible e infructuoso estimar ciertos parámetros como inflación, valor futuro del dólar, etcétera.
Sin embargo, ese ambiente, por demás hostil y amenazante, debería ser un desafío para los hacedores de presupuesto, dado que siempre contamos con las variables que sí podemos controlar y, es entonces cuando la creatividad se pone a prueba.
Por otra parte, pensar que ante tantas variables imprevisibles es intrascendente presupuestar, es como pensar que ante la tempestad no es necesaria la brújula. Por el contrario es fundamental conocer donde estamos parados y por donde dirigirnos para salir de esa tempestad, airosos o, al menos, sobreviviendo.
Cuando consideramos que no podemos estimar muchas variables del contexto, es necesario hacer un esfuerzo y poder arriesgarse con nuestra mejor estimación. Paden invertir en esas acciones, aun cuando el número se haya desdibujado a causa de los cambios en el poder adquisitivo de la moneda, es contenedor, tranquiliza la toma de decisiones y es más, genera incentivos para la negociación con proveedores y la gestación de ideas innovadoras que puedan cumplir con el presupuesto de una manera más eficiente que la programada.
El presupuesto es una de las herramientas más utilizadas para cuantificar las acciones y generar posteriormente el control, fundamental para cerrar el proceso y tener la retroalimentación del siguiente año. Los hechos económicos reales que afectan a la organización se registran generando información financiera. Su preparación, no sólo es obligatoria legalmente sino que además, es necesaria para el proceso que estamos analizando, ya que el control presupuestario compara el presupuesto con la información real. En resumen, compara la planificación de una organización con la realidad de su desempeño. La diferencia entre lo planeado y la realidad se denomina desvío. Es la medición de la diferencia entre los objetivos organizacionales que fueron plasmados en su planificación y lo que realmente sucedió. Así lo explicaba Glenn A. Welsch en los '90.
Entonces, el proceso culminará con una cuantificación de los desvíos. Si tenemos dudas sobre las estimaciones del presupuesto, los desvíos podrían verse distorsionados, pero, en este punto, contamos con otra herramienta que es recalcular las variables no controlables en las estimaciones del presupuesto. Los desvíos, entonces, darán cuenta del desempeño de la empresa respecto a sus objetivos planificados de una manera cuantitativa, constituyendo una evaluación y permitiendo el análisis del desempeño y la toma de medidas correctivas.
Probablemente un buen navegante nos dirá que lo más interesante no es navegar en aguas tranquilas sino aventurarse por el oleaje. Presupuestar en épocas de alta incertidumbre constituye, sin lugar a dudas, un desafío, pero dejar a la deriva las acciones de una organización es como abandonar el timón en medio de la tempestad.
Las opiniones expresadas son personales y no necesariamente representan la opinión de la UCEMA
